Kelompok Kerja dan Brainstorming
Elektronik
Brainstorming adalah aktivitas dimana sebuah
kelompok mencoba untuk menemukan solusi untuk suatu masalah tertentu, dengan
cara mengumpulkan daftar ide yang di dapat secara spontan oleh para anggota
kelompoknya. Brainstorming ditemukan dan di kembangkan oleh Alex Osborn
Faickney pada tahun 1953 melalui buku Terapan Imajinasi
Model-model dari brainstorming ada beberapa
macam, antara lain:
- Verbal Brainstorming adalah kegiatan bertukar pikiran dalam sebuah
kelompok yang dilakukan secara verbal dengan tatap muka dalam sebuah
pertemuan langsung.
- Nominal Brainstorming adalah kegiatan bertukar
pikiran dalam sebuah kelompok akan tetapi tidak dilakukan secara langsung
artinya ketika bertukar pikiran menggunakan alat bantu seperti kertas atau
dengan cara chatting.
- Electronic Brainstorming adalah kegiatan bertukar
pikiran dalam sebuah kelompok yang dilakukan secara elektronik dengan
menggunakan alat seperti group support system.
Dalam elektronik brainstorming, biasanya didukung
oleh sistem rapat elektronik atau EMS. Akan tetapi dapat juga dilakukan secara
lebih sederhana yaitu dengan cara berkirim email, menggunakan browser berbasis,
atau peer-to-peer software.
Dengan sistem rapat elektronik dapat anggota
kelompok dapat bertukar ide dengan menggunakan fasilitas internet, dengan
begitu juga akan terlihat bagaimana kontribusi dari masing-masing anggota
kelompok. Dan juga dalam cara ini dapat ditemukan ide-ide kreatif yang jarang
mendapat kesanaan antar anggotanya, sehingga dapat menghasilkan solusi
pemecahan masalah secara kreatif dan terkategorisasikan, penghapusan duplikat
ataun pengahpusan informasi yang sama, dapat menghasilkan pemikiran yang tidak
seperti biasanya atau tidak standar, dan proses diskusi antar anggota kelompoknya.
Jadi dalam kerja kelompok dengan menggunakan
cara brainstorming terlebih dalam brainstorming model elektronik akan lebih
efektif. karena dengan menggunakan cara ini, anggota kelompok akan lebih mudah
mendapatkan materi dalam internet dan membaginya kepada anggota yang lain.
Mengembangkan
Kepercayaan dalam Tim Virtual
Tidak diragukan lagi terlihat banyak perangkat lunak atausoftware baru ditujukan untuk memudahkan kita bekerja samasecara virtual, kapan dan di mana saja: GoToMeeting, Skype,Basecamp, Google docs, dll. Semakin banyak perusahaan
software mengandalkan teknologi tersebut untuk membanguntim-nya secara virtual dan distributed –
developers di Mexico dan Indonesia, QA di
China dan Vietnam, dalam berlomba menciptakan product yang terbaik. Tim
virtual menggunakan teknologi komputer untuk menyatukan anggota-anggota yang
terpisah secara fisik untuk mencapai tujuan bersama. Sejumlah
orang dimungkinkan untuk berkolaborasi secara online menggunakan hubungan-hubungan komunikasi seperti jaringan
tride-area, konferensi video, atau email, baik ketika merekahanya terpisah dengan satu ruangan maupun dengan benua. Tim
virtual bisa melakukan semua hal yang dilakukan oleh tim yang
lain, berbagi informasi, membuat berbagai keputusan, dan
menyelesaikan tugas.
Tim ini juga beranggotakan dari organisasi yang sama atau menghubungkan para anggota sebuah organisasi
dengan para karyawan dari berbagai organisasi lain
(seperti parapemasok dan rekan-rekan bersama). Mereka bisa mengadakan
rapat selama beberapa hari untuk menyelesaikan masalah,beberapa bulan untuk menyelasaikan sebuah proyek, atau secara
tetap berdiri dalam organisasi.
Tim
virtual mampu melakukan pekerjaan mereka meskipun anggota-anggotanya terpisah ribuan kilometer dan terpisah olehsatu lusin zona waktu atau lebih. Tim ini memungkinkan orang-orang untuk bekerja sama,
yang bila tidak demikian tidak akanbisa berkolaborasi.
Untuk membangun kepercayaan tim virtual yaitu:
a. Communication
Walau tidak ada solusi instan, penggunaan gaya bahasasangat sederhana dan sering memberikan contoh pendukungyang jelas (seperti diagram, screenshot, wireframe, dsb)
— asaljangan over-communicate, Tidak hanya dalam tim virtual,komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan kita denganmasyarakat, komunikasi dibutuhkan untuk menghindarikesalahpahaman dan kerancuan atau keraguan dalam tim.
b. Cultural
Awareness
Toleransi dan pengetahuan akan kebudayaan juga harusdiperhatikan, karena tidak semua anggota memiliki kebudayaandan pengetahuan yang sama seperti kita. Maka akan baik apabilamengadakan pedoman komunikasi ketika mulainya terbentuktim terbukti dapat membantu mengurangi kesalahpahamanakibat perbedaan budaya. Cara penyampaian intensi baik didaerah A bisa diterima sebaliknya bila diterapkan di B. Eratkaitannya dengan komunikasi, terjemahan langsung atau direct
translation dari satu bahasa ke bahasa lain tanpa memperhatikankonteks juga dapat menambah probabilitas salah pengertianantara anggota.
Pengadaan pedoman komunikasi (imel,sambutan, dll) ketika mulainya terbentuk tim terbukti dapatmembantu mengurangi kesalahpahaman akibat perbedaanbudaya. Kecuali memang seseorang sengaja bertindak tidaksepantasnya, biasanya dengan cukup waktu dan trial-and-error,kesadaran budaya ini biasanya dapat dipelajari dan dipraktekandengan baik.
c. Self Motivation
Tidak semua orang berfungsi dengan baik dalam virtual
team di mana setiap individu diharapkan bersifat self-motivateddan mampu bekerja secara mandiri tanpa pengawasan ataustruktur eksternal. Faktor penting berikutnya adalah result-oriented, karena tidak ada rekan di sekitar yang sadar betapaintensifnya seseorang berusaha menyelesaikan tugas kecualipada akhirnya dia dapat mendemonstrasikan hasil akhirnyadengan jelas.
d. Trust
Kepercayaan juga penting di antara anggota tim.Kepercayaan untuk mendukung semua point
di atas sebagaibasis untuk komunikasi yang terbuka dan menyangga motivasisemua individu yang bersangkutan. Kepercayaan memerlukanperhatian khusus di setiap titik perkembangan tim virtual.Karena antar anggota tim virtual biasanya berbeda tempat, makakepercayaan sangatlah penting.
Untuk menciptakan teknologi baru para anggota Tim
Virtual dituntut untuk berkolaborasi antar anggota tim . Hal inihars ditunjang dengan dipupuknya kepercayaaan antar anggotatim . Hal ini dapat dilakukan oleh Leader tim dengan melakukanlangkah - langkah sebagai berikut :
- Meningkatkan tanggung jawab bersama
- Pertukaran informasi
- Pengembangan ide - ide baru
- Memberikan motivasi kepada team
- Berani mengambil resiko dan tanggung jawab ketika proyektersebut mendapat masalah dan dengan cepat menyelesaikanmasalah tersebut
- Menciptakan kejujuran dan keterbukaan satu sama lain
Contoh
Materi Presentasi Yang Menarik Dengan Cara Brainstorming
Brainstorming adalah
alat bantu yang digunakan untuk mengeluarkan ide, salah satu kunci penting dari
suksesnya brainstorming adalah suasana
bebas menggali ide tanpa adanya batasan atau kritik sehingga muncul banyak
alternatife ide.
Berdasarkan pengalaman saya, ketika Anda melakukan brainstorming ada 3 aturan yang harus Anda
perhatikan.
1. Manual
Mulai singkirkan alat elektronik Anda, matikan dulu laptop/PC,
singkirkan HP dan barang-barang elektronik yang lain. Ide lebih mudah muncul
jika Anda menuangkanya secara manual.
Mulailah ambil buku/kertas dan alat tulis, tuliskan semua ide
yang muncul di kepala Anda di atas kertas. Saya selalu meyediakan buku catatan
khusus yang mudah dibawa di setiap kesempatan yang fungsinya untuk mencatat ide
yang seringkali datang begitu saja.
Ketika menulis secara manual bisa jadi akan terjadi salah
penulisan, jika itu terjadi jangan dihapus atau dicoret, terus lanjutkan proses
mencatat ide karena itu hal yang wajar ketika Anda memulai secara mencatat ide
secara manual.
Sebagian orang terkadang lebih mudah menggali ide sambil
mendengarkan musik. Jika Anda termasuk tipe seperti itu maka hindari musik yang
mengandung lirik, akan lebih baik jika hanya instrument.
Terkadang saya juga mendegarkan musik ketika sedang melakukan brainstorming, ini salah satu musik yang sering
saya gunakan.
2. Kuantitas
Ketika proses brainstorming jangan
pernah berfikir soal kualitas ide Anda, singkirkan segala pertimbangan ataupun
kritik terhadap ide yang muncul. Yang harus Anda fokuskan adalah memperbanyak
kuantitas ide yang muncul dengan begitu Anda memiliki banyak alternatife, nanti
akan ada waktunya sendiri untuk Anda meng-edit dan memperbaiki ide.
Berikut adalah contoh brainstorming Slide Design Mastery, hasil inilah yang kemudian saya
gunakan untuk menulis buku dan membuat materi presentasi Slide Design Mastery.
Saya fokus memperbanyak kata (bukan kalimat) yang berkaitan
dengan desain slide presentasi. tidak perduli benar atau salah yang penting apa
yang berhubungan dengan desain slide presentasi langsung saa tulis tanpa banyak
berfikir jadi spontanitas.
3. Durasi
Satu hal yang sangat penting yang tidak boleh terlewat yaitu
batas waktu, ketika akan melakukan brainstorming berikan
durasi berapa lama Anda akan melakukannya. Saya biasanya antara 3 menit sampai
5 menit.
Dalam waktu yang relatife pendek ini saya memaksa otak untuk
berfikir dan menuangkan kata yang berhubungan dengan tema yang ingin saya gali
lebih dalam.
Saya selalu memandu otak dengan pertanyaan:
tuliskan sebanyak mungkin kata yang berhubungan dengan . . . . .
. . . dalam waktu 3 menit dimulai dari sekarang.
Silahkan sesuaikan dengan tema yang ingin Anda gali lebih
dalam, dan ingat jangan melebihi durasi yang ditentukan, selalu tetap waktu.
Untuk memudahkan Anda membuat materi presentasi yang terstruktur
dengan baik sehingga mudah dipahami coba baca artkel tentang panduan
praktis membuat meteri presentasi.
Setelah proses brainstorming selesai
Anda harus mulai mengelompokan ide yang memiliki kedekatan kedalam satu
kelompok, ini seperti mengelompokan dalam point-point materi presentasi atau
ketika menulis buku Anda mengelompokan dalam bab yang memiliki kesamaan
pembahasan. Biasanya dalam proses ini saya memakai metode mind mapping
Sumber :
http://fihafarhana.blogspot.co.id/2014/11/kelompok-kerja-dan-brainstorming.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar